Advokatfirmaet Collin I/S

Databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik for advokatfirmaet Collin I/S' ejendomsadministration, fondsadministration, dødsbobehandlingsafdeling og erhvervs- og private klienter.

Advokatfirmaet Collin I/S (COLLIN) er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vore klienters, kunders og medarbejderes oplysninger, herunder personoplysninger. Vi bestræber os på at beskytte personoplysninger og arbejder kontinuerligt for at sikre løbende overholdelse af databeskyttelseslovgivningen, herunder databeskyttelsesforordningen.

COLLIN leverer advokat- og administrationsydelser i et sådant omfang, at vi anser os for dataansvarlige. Specielt for administrationsydelser anser vi os for mere end databehandlere, idet COLLIN i et vist omfang bestemmer formålet med behandlingen og arbejder ikke alene eller snævert efter instruks.

Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om COLLIN’s behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige, som du kan læse mere om nedenfor.

1. Kategorier af personoplysninger, der indhentes til brug for de forskellige sagsbehandlingsområder m.m.

A. Ejendomsadministrationen

Her indhentes typisk oplysninger om en lejers/et foreningsmedlems fulde navn, bopæl, telefonnummer og mailadresse, og i visse tilfælde cpr. nr., såfremt for eksempel Elforsyningsloven skal opfyldes, eller andre konkrete forhold gør, at det er nødvendigt.

Ved handler med andelsboliger rekvireres kopi af pas eller kørekort samt kopi af sundhedskort i henhold til Hvidvaskloven.

I erhvervslejemål indhentes af hensyn til hvidvasklovgivningen og sikring af hvilken juridisk enhed, der er lejer, tegningsudskrift for juridiske personer, pas, sundhedskort, CVR. nr. og eventuelt cpr. nr. for hovedselskabsejere og personlige ejere.

B. Dødsboer

Samtlige arvinger anmodes om – også af hensyn til hvidvasklovgivningen – at aflevere billed-ID og kopi af sundhedskort (herunder altså cpr. nr.), ligesom der sker registrering af telefonnummer, e-mailadresse og bankkontonummer til brug for udbetaling af kontantarv. I tilfælde af tvivl om slægtskabsforholdene indhentes der kopi af offentligt tilgængelige dokumenter, herunder adoptionsbevilling og kirkebogsoplysninger m.v., ligesom der foretages arvingsundersøgelser.

C. Ansøgere til fonde

Her indhentes oplysninger om navn og stilling, cpr. nr., fulde adresse, telefonnummer og e-mailadresse, samt bankkontonummer. Såfremt en legatudbetaling er indtægtsbestemt, indhentes der forskudsopgørelse/årsopgørelse, og supplikanter, der ansøger om støtte til kulturelle, humanitære eller videnskabelige formål – i modsætning til almindelige almenvelgørende udbetalinger –, skal indsende konkret information om, hvad legatudbetalingen skal gå til, herunder også i givet fald et CV.

D. Tredjeparter og myndigheder

Vi benytter andre tredjeparter, for eksempel underleverandører, i forbindelse med levering af vore ydelser. Sådanne tredjeparter kan i den forbindelse få udleveret eller overladt personoplysninger, der er nødvendige for, at de kan levere den aftalte ydelse.

COLLIN indgår de aftaler, der er nødvendige for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads for at beskytte oplysningerne og overholde vore databeskyttelsesforpligtelser.

Vi kan undertiden blive pålagt at udlevere personoplysninger til offentlige myndigheder eller tredjeparter, som krævet af og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering. Dette kan eksempelvis være for at kontrollere, at vi overholder gældende lovgivning og regulering, at undersøge en påstået forbrydelse, etablere, udøve eller forsvare juridiske rettigheder. Vi vil kun opfylde anmodninger om videregivelse af personoplysninger, hvor vi har pligt til at gøre det.

E. Besøgende på vort kontor

Vi indsamler ikke personoplysninger om besøgende, herunder klienter og andre gæster, bortset fra advokatens angivelse i sin kalender. Der finder ikke videoovervågning sted.

F. Besøgende på www.collinlaw.dk

Vi indsamler ikke personoplysninger i forbindelse med besøg på hjemmesiden. I forbindelse med vor whistleblowerordning, der gælder for COLLIN’s medarbejdere i henhold til Hvidvaskloven, skal medarbejderen dog afgive visse personlige oplysninger.

2. Videregivelse af de under pkt. 1 anførte personoplysninger

Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor.

Samtlige medarbejdere i advokatfirmaet er gjort opmærksom på, at Persondataloven fra 25. maj 2018 er blevet erstattet af Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven, og videre er reglerne om sletning og/eller makulering af personoplysninger gennemgået.

3. Samtykkekrav/oplysningsforpligtelse

Dataforordningen fastsætter et krav til, at et samtykke skal gives i forbindelse med behandling af persondata, og den dataansvarlige skal kunne dokumentere, at samtykket er givet specifikt med henblik på behandling af personoplysningerne, jf. også ovenfor under ”brug af personoplysninger/behandlingsgrundlag”. I forbindelse med indhentning af personoplysninger er den registrerede person henvist til at læse advokatfirmaets persondatapolitik og har i den forbindelse været opfordret til at sætte sig ind i formålet med indsamlingen af personoplysningerne og videre den nedennævnte mulighed for at trække samtykke tilbage og retten til at forlange ændring/sletning af data og hjemmelsgrundlaget for behandlingen, samt klagemuligheden til Datatilsynet.

Afgivelse af personoplysninger kan nægtes, men lejere/foreningsmedlemmer, arvinger, fondsansøgere og klienter gøres opmærksom på, at såfremt de påkrævede personoplysninger ikke afgives, eller vedkommende modsætter sig afgivelse af oplysningerne, kan administration/udbetalinger m.v. ikke ske.

4. Brug af personoplysninger/behandlingsgrundlag

Lejeres/fondsansøgeres/arvingers/klienters personoplysninger anvendes/registreres med henblik på at kunne foretage opkrævning af leje/fællesudgifter/boligafgifter, hvilke opkrævninger involverer PBS og banker, for at kunne besvare og behandle henvendelser fra lejere og fondsansøgere og med henblik på at kunne behandle dødsboer med henblik på at udbetale arv og for almindelige klientsager for at kunne overholde offentlige krav, både hvad angår registreringer hos de myndigheder, der er anført i pkt. 2, og i øvrigt for at sikre en korrekt behandling af en sag.

5. Opbevaring af personoplysninger

I ejendomsadministrationen opbevares personoplysningerne så længe en lejer bor i en ejendom, eller til et ejerforeningsmedlem eller andelsboligforeningsmedlem sælger, hvorefter oplysningerne slettes. Hvad angår arvinger og ansøgere i fonde, hvor der er udbetalt legater, opbevares personoplysningerne i op til fem år fra udbetaling af arv/legater, hvorefter sagerne makuleres. Hvad angår fondsansøgere, som ikke kommer i betragtning, makuleres de straks efter et uddelingsmøde, hvilket vil sige indenfor ca. seks måneder efter modtagelsen af en ansøgning. Med hensyn til almindelige klientsager, dødsboer og retssager slettes og makuleres alle personoplysninger senest fem år efter sagens afslutning.

6. Videregivelse af modtagne personoplysninger

Personoplysninger videregives til arvingers og fondes pengeinstitutter, og når det er lovpligtigt, til SKAT. Legatudbetalinger skal fremgå af fondenes regnskaber og i dødsboer af boopgørelsen, og disse oplysninger videregives til SKAT. I ejendomsadministrationen sker der ikke videregivelse af personoplysninger, medmindre det er lovpligtigt, herunder ved forespørgsler fra SKAT, kommuner eller forbrugsselskaber, herunder særligt Elforsyningsloven. Videre bruges personoplysninger, såfremt der skal udtages stævning/føres Huslejenævnssag.

Hvad endelig sædvanlige klientsager angår, benyttes personoplysningerne i forbindelse med registrering af selskaber, førelse af retssager og lignende, hvor offentlige myndigheder fordrer afgivelse af personoplysninger.

7. Dataportabilitet

Forordningen fastlægger en række rettigheder for den registrerede person, herunder en ret til dataportabilitet. Anmodninger om overførsel af persondata fra den registrerede person vil blive imødekommet og kan tænkes ved overførsel af hele ejendomsadministrationen/dele af denne eller ved afgivelse af sager, herunder dødsboer og fondsadministration. Sådanne overdragelser vil ske til en anden dataansvarlig, hvor det er teknisk muligt, jf. i øvrigt pkt. 1.

8. Persondatabeskyttelse, set i relation til software m.v.

COLLIN udvikler ikke selvstændigt software eller produkter eller ydelser, der benyttes til registrering af persondata. COLLIN benytter sig af Advosys og Unik Bolig, som der er indgået databehandleraftaler med.

9. Tidsrum for opbevaring af personoplysninger

COLLIN sletter personoplysninger, når COLLIN ikke længere har et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. Opbevaringsperioden er fastsat i forhold til de forpligtelser, COLLIN er underlagt i henhold til gældende lovgivning, herunder bogføringsloven og hvidvaskloven samt til sikring af dokumentation.

10. Den registreredes rettigheder

Som registreret har du visse rettigheder, som COLLIN som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde.

Du kan kontakte COLLIN og få indsigt i, hvilke personoplysninger COLLIN behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte personoplysninger. Hvis du ønsker personoplysninger slettet, COLLIN’s behandling af dem begrænset, eller at gøre indsigelse mod COLLIN’s behandling, kan du kontakte COLLIN. Du kan endvidere kontakte COLLIN, såfremt du ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet (overførelse af oplysninger til en anden dataansvarlig).

Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vore behandling af dine personlige oplysninger, bedes du kontakte os.

11. Kontakt

Dataansvarlig er Advokatfirmaet Collin I/S, c/o Homann Advokater, CVR-nr. 57 47 76 28, Amagertorv 11, 1160 København K.

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os.

COLLIN
Att.: Advokat Hans Henrik Skjødt
Amagertorv 11, 1160 København K
Telefon: 33 15 01 02
E-mail: hhs@remove-this.homannlaw.dk

12. Klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til hhs@remove-this.homannlaw.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over COLLIN’s behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

København, den 23. maj 2018

Advokatfirmaet Collin I/S