Advokatfirmaet Collin I/S
28. august 2014

Behandling af forslag på andelsbolig- og ejerforeningsgeneralforsamlinger

Af: advokat Bent-Ove Feldung

Som led i min mangeårige erfaring, dels i forbindelse med varetagelse af dirigenthvervet på såvel forenings-, som pensionskassegeneralforsamlinger, og dels som juridisk rådgiver i forbindelse med den procedure, der skal iagttages før et forslag kan endeligt vedtages på en generalforsamling, har jeg bl.a. gjort mig følgende tanker, som måske kan være til nytte for de medlemmer, som gerne vil have et forslag vedtaget på en generalforsamling:

Behandling af forslag

Før et medlem formulerer og fremsætter et forslag er det naturligvis væsentligt at have iagttaget vedtægternes regler herom. Såvel ABF’s Standardvedtægt som Normalvedtægten for ejerforeninger indeholder konkrete regler om fremsættelse af forslag. Tit er der i de individuelle vedtægter begrænsninger i adgangen til at stille et forslag. Særligt skal medlemmerne være opmærksomme på, at der kan være fastsat en tidsmæssig grænse for, hvornår et forslag kan medtages til behandling på en ordinær generalforsamling.

Formulering af forslaget

Forslagsstilleren skal, medmindre andet er hjemlet i vedtægterne, indlevere et skriftligt forslag og det skal i sin udformning være egnet til vedtagelse. Dette indebærer bl.a., at forslaget ikke må være i strid med vedtægterne, medmindre forslaget fremsættes som et vedtægtsændringsforslag, og dirigenten skal også sikre sig, at forslaget rent faktisk er med på dagsordenen. Et forslag må heller ikke være ulovligt, f.eks. set i relation til andelsboligloven eller ejerlejlighedsloven.

Det hører efter min opfattelse med til en dirigents pligter at bistå en forslagsstiller med at formulere forslaget på et let forståelig og hensigtsmæssig måde.

Afstemningstemaet skal være ganske klart for generalforsamlingen.

For de fleste vedtagelsers/godkendelsers vedkommende giver dette ikke anledning til problemer, idet det jo i foreninger ofte drejer sig om godkendelse af et årsregnskab eller stillingtagen til et budget for det kommende år eller bestyrelsesvalg.

Der, hvor det ofte går galt, og hvor dirigenten ”ender med at få skylden”, er, når et medlem – givetvis ud fra de bedste hensigter – til bestyrelsen indleverer forslag til udførelse af arbejder på en forenings ejendom. Typisk lyder et forslag blot på, at foreningen skal istandsætte en trappeopgang, indrette en legeplads, foretage udskiftning af vinduer eller – generelt formuleret – skal foranledige visse nærmere vedligeholdelses-/renoveringsarbejder udført.

Her kunne afstemningstemaet synes klart, men problemet er, at et forslag af den førnævnte karakter ikke er egnet til vedtagelse, idet de økonomiske konsekvenser ikke kendes. Dirigenten må derfor efter min opfattelse – det er for sent at oplyse et konkret beløb på selve generalforsamlingen – henvise et sådant forslag til drøftelse under punktet eventuelt eller måske af hensyntagen til forslagsstilleren, anordne en kort drøftelse om baggrunden for forslaget under punktet forslag på dagsordnen.

Når et forslag som et af de anførte ikke er egnet til vedtagelse, er årsagen selvsagt, at de medlemmer, der vælger at udeblive fra generalforsamlingen gør dette i tillid til at der ikke pådrages foreningen store økonomiske krav som ikke er tilkendegivet i en dagsorden. Et forslag af den anførte karakter skal derfor være vedlagt et håndværkstilbud eller en anden form for estimat over, hvad udgiften vil andrage og det ”perfekte” forslag indeholder også en anvisning af, hvorledes finansieringen skal ske, herunder f.eks. ved, at udgiften afholdes over den almindelige vedligeholdelse, eller at der skal ske en låneoptagelse. Dette sidste forhold kan i sig selv udløse, at der skal yderligere detaljer til, herunder om finansieringen sker ved træk på kassekreditten, foreningens opsparede midler eller ved en låneomlægning.

Der er intet til hinder for at et forslag stilles således, at der tillægges foreningens bestyrelse en bemyndigelse til at igangsætte et projekt eller at foretage en omprioritering af realkreditgælden m.v. i foreningens ejendom. Jeg tilråder dog, at der også, hvad angår sådanne bemyndigelser, fastsættes klare rammer, dels for hvor stor en entreprisesum må være og om der skal indhentes et eller flere tilbud og dels for så vidt angår belåning, hvilken slags lån bemyndigelsen indbefatter og kravene til besparelse på de årlige ydelser/om der kan ske tillægsbelåning og i den forbindelse også hvilken konsekvens, det får for andelskroneværdien, når bemyndigelsen udnyttes i en andelsboligforening.

Baseret på en nylig erfaring fra en andelsboligforenings generalforsamling må jeg advare mod, at en lånesagsbehandler – typisk uden at administrator/dirigenten ved det – inviteres til generalforsamlingen og her omdeler et bilag, indeholdende oplysninger om en ny belåning, som der ønskes omlagt til. Såfremt konsekvenserne af en omlægning ikke er ganske klart gennemskuelige, bør behandlingen af et sådant forslag udsættes. I det konkrete tilfælde var der for eksempel tale om begrebet ”stående lån”, som indebar, at lånet skulle indfries efter ti år og til den til den tid værende kurs. Alle konsekvenser forbundet med en vedtagelse, både af førnævnte låneomlægning og gennemførelsen af et forslag i øvrigt, skal være fuldstændig klare for de mødende på generalforsamlingen.

Krav til vedtagelsen af et forslag:

A. Simpelt flertal

De fleste vedtagelser i foreninger sker med såkaldt simpel absolut majoritet som foreligger når et forslag har fået over halvdelen af de afgivne stemmer. Kun i dette tilfælde er der vilje til ændring af status quo.

B. Relativt flertal

Ved bestyrelsesvalg accepteres dog såkaldt relativt flertal, forstået på den måde, at det bestyrelsesmedlem der i afstemningen får flest stemmer bliver valgt.

Såfremt det er praktisk, kan dirigenten her overveje, hvorvidt der i forbindelse med et kampvalg, hvor ikke – naturligvis – alle kandidater bliver valgt, at de detroniserede kandidater i stedet for vælges som suppleanter. Dette skal en dirigent dog kun anordne, såfremt det ligger klart, at der ikke skal finde et kampvalg sted under suppleantvalget. I forbindelse med suppleantvalget skal det i øvrigt klart tilkendegives, hvem der er 1. suppleant.

C. Kvalificeret flertal/enstemmighed

I mange foreninger stilles der krav om såkaldt kvalificeret flertal, såfremt der f.eks. skal vedtages større renoveringsbudgetter eller større budgetstigninger. Det typiske er, at 2/3 af de afgivne stemmer skal stemme for, og det er videre typisk sådan, at der skal være mindst 2/3 af foreningens medlemmer tilstede, såfremt forslaget skal vedtages på den første generalforsamling, hvor der foretages afstemning.

Den store diskussion er herefter om, hvornår et forslags vedtagelse kræver enstemmighed. Dette forhold har været belyst i en række domme, og særligt når der indføres nye vedtægtsmæssige restriktioner for så vidt angår udnyttelsen af ejerlejligheder/andele eller særbegunstigelser vil der være krav om enstemmighed.

Kravet om enstemmighed er glimrende belyst i en Østre Landsretsdom fra 2012, hvor en andelsboligforening på en generalforsamling vedtog et større tagprojekt med simpelt flertal (hvordan en dirigent så kunne tillade dette!). Landsretten konstaterede, at et sådant projekt gik ud over det formål, der var defineret i foreningens vedtægter og videre, at projektet var af så omfattende en karakter, at forslaget kun bindende kunne vedtages med alle andelshaveres tiltræden.

En særlig diskussion er spørgsmålet om, hvorvidt der kan ske forrykninger i et fordelingstal i en andelsboligforening eller en ejerforening. Omdrejningspunktet er selvsagt det oplagte, at en køber af en andel/ejerlejlighed i forbindelse med købet havde en forudsætning om, hvad de fremtidige boligafgifter/fællesudgifter ville andrage.

Hovedreglen er, at dem, der stilles ringere, skal give samtykke, men særligt for andelsboligforeninger er det ofte i vedtægterne anført, at der under påberåbelse af en saglig begrundelse kan ske en forrykning. Dette gør sig specielt gældende, når en arealmæssig fordeling ikke er udtryk for de faktiske forhold. Jeg har selv tabt en sag i 1986, hvor jeg repræsenterede en andelsboligforening i forhold til én andelshaver. Her var der ikke en tilstrækkelig saglig begrundelse.

Når det er konstateret, at der særligt i andelsboligforeninger i henhold til en vedtægtsbestemmelse kan ske en omfordeling af arealer, hører det med, at særligt den andelshaver, det så at sige går ud over, ikke blot kritikløst skal acceptere en nyopmåling af ejendommen. Der findes en del tilfælde, hvor landinspektøren har medtaget arealer, som ikke lovligt kan benyttes til beboelse og derfor unødigt fordelingsmæssigt belaster det enkelte medlem, og modsat skal et medlem også være opmærksom på, hvorvidt andre medlemmer har fået en generalforsamlingsgodkendelse til at inddrage fællesarealer, der herefter er indrettet til beboelse. En opmåling skal ske i henhold til bruttoetagearealbekendtgørelsen. Dette princip er fastlagt blandt andet i dommen TBB2014.484ØL.

Til illustration af førnævnte, hvad angår ejerforeninger, kan jeg henvise til en dom fra foråret 2013, hvor der på en ekstraordinær generalforsamling i en ejerforening med 164 ud af 207 mulige stemmer blev foretaget en ændring af vedtægterne, således at udvendig vedligeholdelse af træværk for fremtiden skulle udføres af de enkelte ejere. En sådan forskydning af omkostningsfordelingen kunne ikke gå fra at være et fælles anliggende til et individuelt anliggende, når der ikke var enstemmighed.

Saglige forslag hvor der f.eks. sker en ændret fordeling af udgifter til internet, tv, sikkerhedsstillelse til foreningen og lignende vil typisk ikke kræve enstemmighed.

Konkrete eksempler på ofte forekomne forslag:

a)
altanprojekt kræver flertalsvedtagelseSærligt for så vidt angår ”altanprojekter”, er det min egen opfattelse, at det ikke er muligt at optage lån i foreningens regi til finansiering af individuelle forbedringer; typisk i andelslejligheder. En sådan vedtagelse kræver 100% enighed.

Jeg er opmærksom på, at sådanne vedtagelser er gennemført i en del foreninger, såvel med kvalificeret flertal som simpelt flertal; hvilket kan forekomme ganske overraskende. Min opfattelse er klar, idet foreningen vil være nødsaget til at medtage lånet som passiv i regnskabet, og det vil således være et fælleslån for enkelte begunstigede medlemmer, der på denne måde belaster passiverne i foreningen. Passivet modsvares ikke af et tilsvarende aktiv, da altanerne jo netop skal være individuelle forbedringer. Ikke mindst af denne grund kræver en sådan vedtagelse enstemmighed.

Medlemmer, der er interesserede i at få monteret altaner, må henvises til at etablere en altangruppe på samme måde, som der tidligere blev etableret tagterrasseforeninger. Kun medlemmerne af altangruppen hæfter for låneoptagelsen. Hæftelsen kan begrænses til den enkeltes indskud.

Det tilrådes i givet fald, at der som en del af vedtagelsen, som i og for sig godt kan finde sted på en generalforsamling i selve foreningen, jf. også nedenfor, at hele vedtagelsen af projektets igangsættelse er betinget af, at hvert medlem indbetaler sin andel kontant.

Fra en advokatkollega har jeg erfaret, at han i en andelsboligforening, hvor næsten alle medlemmer på nær erhvervsandelene og to beboelsesandelshavere foreslog, at det var foreningen, der optog lånet og således finansierede udførelsen af altanerne, hvilket selvfølgelig også vil indebære, at foreningen ejer altanerne. De enkelte andelshavere, der får brugsret til en altan, vil herefter ikke kunne sælge altanen som en forbedring. De andelshavere, der ikke får altaner, vil blive begunstiget i form af, at altanerne medfører en merværdi for ejendommen, således at forstå, at den offentlige vurdering af ejendommen forøges. Det vil være tilrådeligt at forhandle med realkreditinstituttet om, at der aldrig kan gøres en personlig hæftelse gældende mod de andelshavere, der ikke får en altan, og videre, at der optages en vedtægtsbestemmelse om, hvilke andelshavere/adresser, der har medvirket ved vedtagelsen. Videre skal der tages stilling til, hvorledes fordelingen af betalingen af ydelsen på det nye lån skal ske mellem de andelshavere, der får nytte af altanerne. Denne fordelingsnøgle behøver ikke nødvendigvis at være den samme, som den, det almindelige driftsbudget fordeles i forhold til.

Selve altanprojektets udførelse vil jo nødvendigvis indebære, at der skal rådes over fællesskabets ejendom, og efter min opfattelse kræver dette kvalificeret flertal. Jeg tilråder typisk også, at der fastsættes meget detaljerede regler fra selve foreningens side om, hvilke krav der gælder til vedligeholdelse af altanerne, herunder afhjælpning af eventuelle sætningsskader m.v. I ABF’s seneste håndbog gøres det gældende, at i tilfælde af, at der er etableret en selvstændig altangruppe, kan montering af altaner vedtages med simpelt flertal. Dette er jeg ikke enig i; netop fordi der rådes over fællesarealer.

Hvad angår gennemførelse af store projekter i ejerforeninger, må det som udgangspunkt afhænge af en fortolkning af vedtægterne og retspraksis, hvilken form for flertal, en gennemførelse af et større projekt kræver. Skal der optages fælleslån i ejerforeningens regi, skal dirigenten/administrator meget nøje overveje at skrive særdeles detaljeret herom i referatet, således at det sikres, at en lejligheds andel i fælleslånet forpligtelsesmæssigt overtages af for eksempel en tvangsauktionskøber. Det hører også med til vedtagelsen, at der rådgives om den skattemæssige stilling af rentefradragsmuligheden på andelen af et fælleslån.

b)
Et nu om dage ofte forekommende forslag er en forenings fælles etablering af internet-adgang. Den diskussion, der kan rejses, særligt for så vidt angår ejerlejligheder, har udgangspunkt i ejerlejlighedslovens § 6, stk. 1, hvor der står, at fællesudgifter, herunder udgifter vedrørende grunden, vej- og kloakbidrag, forsikringspræmier og udgifter til administration og vedligeholdelse af fællesbestanddele og tilbehør, betales i forhold til lejlighedens fordelingstal. Her er der altså en definition af, hvad der er fællesudgifter.

Indtil for få år siden kunne der ses artikler med overskriften ”Er fælles internet-adgang en luksus”. Holdningen var derfor tidligere som udgangspunkt, at en beslutning om fælles kabling/internet-adgang krævede kvalificeret flertal. Min opfattelse er, at det nok er de færreste dirigenter, som nu vil hævde dette standpunkt. Begrundelsen er, at alle medlemmer i en forening vil kunne få gavn af investeringen i kabler.

Det samme vil gælde indretning af haveanlæg og indkøb af havemøbler m.v., idet alle medlemmer vil kunne få fornøjelse af sådanne anskaffelser. Hvor den økonomiske grænse går, må afgøres konkret.

c)
I en forening, som jeg selv administrerer, flyttede der på ét år otte børnefamilier ind, hvilket førte til et forslag om, at der skulle etableres en legeplads. Jeg har allerede været inde på, at afhængig af placering af legepladsen og prisen for indretningen, kan det komme på tale, at vedtagelse kun kan ske med kvalificeret flertal. Jeg har set en advokatkollega sammenligne forslaget med, at en forening heller ikke, medmindre der foreligger kvalificeret flertal, kunne vedtage en opførelse af garager til bilejerne.

Spørgsmålet er så, om man kunne forestille sig, at børnefamilierne, på samme måde som det ovenfor anførte altanprojektforslag, selv betalte for og indrettede en legeplads. Da der efter min opfattelse rådes over fællesareal, skal et sådant forslag vedtages med kvalificeret flertal. I 2009 er der afsagt en dom om, at etablering af en grillplads, og det blev antaget at beslutningen på generalforsamlingen var lovligt vedtaget uden enstemmighed og i øvrigt ikke i strid med ”naboretlige regler”.

d)
Særligt i andelsboligforeninger opstår diskussionen om, hvor meget der af egenkapitalen skal hensættes til fremtidig vedligeholdelse, rentestigning, kursrisiko, fond m.v. Det er en ofte udbredt misforståelse, at bestyrelsens lovpligtige forslag til andelskroneværdifastsættelsen kun kan ændres, såfremt der på sædvanlig måde forinden generalforsamlingens afholdelse er fremsat et vedtægtsmæssigt ændringsforslag. Der kan naturligvis direkte på generalforsamlingen fremsættes ændringsforslag. Afstemningen vil typisk blive tilrettelagt som en serieafstemning, jf. nedenfor.

e)
Der er efterhånden kommet stor fokus på, hvorvidt det er muligt at forbyde rygning fuldstændigt i foreningsejendomme. Fra diverse forskning ved man, at de ultrafine partikler fra røgen siver ind i de forskellige lejligheder og også ud på trappen. På Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentations hjemmeside www.abf-rep.dk og www.cancer.dk kan der læses om passiv rygning m.v. (søg på ”naborøg”). Selve loven kan ses på www.retsinformation.dk, og lovens overskrift er Lov om røgfri miljøer.

Et konkret forslag om at forbyde en andelshaver/et ejerforeningsmedlem at ryge i vedkommendes egen lejlighed, kan, jf. også ovenfor under pkt. a), efter min opfattelse kun vedtages, såfremt vedkommende samtykker og altså i praksis med enstemmighed. Et kvalificeret flertal vil dog på en generalforsamling kunne vedtage regler om en fremtidig praksis, som herefter vil gælde nye medlemmer af foreningen.

Forbud mod rygning på fællesarealer, herunder særligt trappeopgange, vil også kunne forbydes.

Praktisk behandling af forslag

En forslagsstiller, der ikke møder op på en generalforsamling, har ikke krav på at få sit forslag behandlet, medmindre dirigenten kan konstatere, at et tilstedeværende medlem så at sige ”tager forslaget op”.

Hvad særligt angår valg af bestyrelsesmedlemmer, er det dirigentens forpligtelse at sikre sig, at en kandidat rent faktisk er valgbar. Ikke alle foreninger godkender for eksempel valg af husstandsmedlemmer eller samlevere. Det er i øvrigt en ofte udbredt misforståelse, at kun tilstedeværende kandidater kan vælges. Såfremt dirigenten kan forvisses om, at en kandidat, der ikke er til stede, ønsker at blive valgt – det kan for eksempel foreligge i form af et e-mailtilsagn herom eller måske et brev –, kan vedkommende vælges.

Vedtagelse af forslag, der er opdelt i paragraffer – typisk vedtægter –, foregår på den måde, at vedtægtssættet først gennemgås overordnet, og såfremt der er ændringsforslag, jf. herom nedenfor, stemmes der separat om formuleringen af en bestemt paragraf. Beslutningen tages med simpelt flertal. Når vedtægtssættet herefter er godkendt i sin fulde ordlyd, sættes det under afstemning, og herefter skal det vedtages med kvalificeret flertal.

Det er en gylden regel, at for at et forslag overhovedet kan vedtages, skal det have været sat op mod status quo, svarende til, hvad der gælder forud for afstemningen. Der er ikke vedtaget noget som helst, såfremt der ved behandlingen af to eller flere forslag ikke sker en endelig afstemning, der går ud på at konstatere, om generalforsamlingen har til hensigt at ændre i det nuværende forhold; f.eks. størrelsen af boligafgiften eller fællesudgiften.

Det er næppe muligt at opstille korte og klare regler for behandlingen af ændringsforslag. Det er dog indlysende, at ændringsforslaget indholdsmæssigt skal kunne relateres til ordlyden i hovedforslaget. Ifølge den håndbog for dirigenter, som Kristian Mogensen har skrevet, må den kendte læresætning ”om at der stemmes først om det videstgående forslag” administreres med varsomhed.

Der findes selvfølgelig faste rutiner for, hvorledes afstemninger skal gribes an, herunder om det skal være en eliminationsafstemning, en simultanafstemning eller en serieafstemning, og det er dirigentens opgave at afgøre dette. Det kan være svært at forklare forsamlingen, at medlemmerne så at sige kan stemme både ”for og imod” i alle indledende afstemninger, idet der kommer en afgørende afstemning, hvor de skal gøre op med sig selv, om de ønsker at godkende et forslag. Jeg har selv haft stort held med at bruge, hvad jeg kalder, Champions League-eksemplet, startende med kvartfinale og frem til finalen.

Dirigenten må fornemme, hvad stemningen er, idet et bestyrelsesforslag hurtigt ved en lang række ændringsforslag kan udløse meget lange diskussioner og delafstemninger. Dette kunne tale for at forsøge en simultanafstemning.

Kort kan dog i øvrigt konkluderes, at så vidt muligt skal alle forhold, der kan være motiverende for en afstemning, være afklaret, før et forslag sættes til endelig afstemning. Et eksempel kunne være placeringen af en legeplads.